Úvodní informace

Společnost Novibra Boskovice s.r.o. jako zaměstnavatel zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců na základě a v souladu s dotčenými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně  fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále také jen „Nařízení„),a to za stanovenými účely, způsoby a prostředky zpracování, které vždy odpovídají příslušnému právnímu titulu ve smyslu článku 6 Nařízení.

Tato Informace o zpracování osobních údajů zaměstnanců obsahuje jednak transparentní informace ve smyslu ustanovení článků 13 a 14 Nařízení, jakož i poučení o právech subjektů údajů ve smyslu ustanovení článků 15 až 22 Nařízení. 

Správce osobních údajů 

Společnost Novibra Boskovice s.r.o., se sídlem Na Kamenici 2188, Boskovice, IČO: 46995030, jako zaměstnavatel vystupuje ve vztahu k osobním údajům zaměstnanců v právním postavení správce osobních údajů (dále také jen „Správce„).

Správce nese odpovědnost za zpracování osobních údajů zaměstnanců a v tomto směru přijal interní organizační, technická a další opatření k zabezpečení a ochraně zpracovávaných osobních údajů.

Zaměstnanci společnosti Novibra Boskovice s.r.o. mají právo se na zaměstnavatele jakožto Správce obracet se všemi dotazy týkajícími se zpracování a ochrany osobních údajů a uplatňovat u Správce svá práva subjektů údajů, a to:

• písemně formou dopisu/oznámení na adresu sídla Správce, Kontaktní místo pro osobní údaje: Novibra Boskovice s.r.o., se sídlem Na Kamenici 2188, Boskovice;
• elektronicky na e-mailovou adresu Kontaktního místa pro osobní údaje: personal@novibra.com;
• telefonicky na tel. čísle: 516 528 100;
• osobně na Kontaktním místě pro osobní údaje zřízeném v kanceláři Personálního úseku

Zpracovatelé osobních údajů

Správce smluvně pověřil k dalšímu zpracování osobních údajů zaměstnanců následující zpracovatele:

• Rieter Holding Ltd (AG):
  mateřská společnost a systémový administrátor společných informačních systémů SAP a Pool4Tool (předmět zpracování: vybrané osobní údaje zaměstnanců);
• Percley pro s.r.o., MUDr. Olga Čížková, Lidická 10, Boskovice:
  externí poskytovatel pracovně-lékařských služeb (předmět zpracování: vybrané osobní údaje zaměstnanců pro účely zajištění pracovně-lékařských prohlídek).
• MUDr. Jana Rogličová, Otakara Kubína 179, Boskovice:
  externí poskytovatel pracovně-lékařských služeb (předmět zpracování: vybrané osobní údaje zaměstnanců pro účely zajištění pracovně-lékařských prohlídek).
• MUDr. Nina Pluháčková , Otakara Kubína 179, Boskovice:
  externí poskytovatel pracovně-lékařských služeb (předmět zpracování: vybrané osobní údaje zaměstnanců pro účely zajištění pracovně-lékařských prohlídek).

Kromě smluvně pověřených zpracovatelů zaměstnavatel předává osobní údaje dalším subjektům, jako jsou orgány státní a veřejné správy (např. inspektoráty, zdravotní pojišťovny, správa sociálního zabezpečení, soudy atp.). Dále mohou být vybrané osobní údaje nutné k realizaci obchodního případu, zakázky či výkonu konkrétní činnosti, služby či procesu předány dalším subjektům skupiny Rieter (mimo smluvně pověřeného zpracovatele Rieter Holding Ltd (AG)) nebo třetím stranám (obchodní partneři, zákazníci, poskytovatelé služeb, hotely, letecké společnosti , zastupitelské úřady atp.), přičemž někteří z těchto příjemců se nacházejí mimo EU a Švýcarsko a nemusí přes veškerou péči zaměstnavatele poskytovat vhodnou ochranu osobních údajů z hlediska standardů dodržovaných v EU a Švýcarsku. 

Účely zpracování osobních údajů 

Správce zpracovává vybrané osobní údaje zaměstnanců a bývalých zaměstnanců (dále jen ,,zaměstnanci„) za následujícími účely:

• vedení personální a mzdové agendy zaměstnanců a plnění s tím spojených právních povinností zaměstnavatele , včetně evidence pracovní doby;
• ochrana majetku a bezpečnosti osob (obrazové záznamy z kamerových systémů);
• interní administrativní účely zaměstnavatele (organigramy a interní přehledy/ telefonní seznamy zaměstnanců s kontaktními údaji, výdejky pracovních pomůcek a pracovních oděvů, BOZP a PO);
• optimalizace pracovních výkonů a činností;
• prezentace společnosti navenek, firemní akce a další sociální aktivity (fotografie a příp. i obrazové záznamy);
• realizace obchodního případu , zakázky, výkon konkrétní činnosti , služby či procesu při realizaci obchodní činnosti zaměstnavatele.

Právní tituly zpracování osobních údajů

Právními tituly ke zpracování osobních údajů zaměstnanců ve smyslu článku 6 Nařízení ve vztahu ke shora uvedeným účelům zpracování jsou:

• plnění právních povinností správce;
• oprávněné zájmy správce;
• souhlas subjektu údajů.
  

Na základě právního titulu: Souhlas subjektů údajů jsou zpracovávány pouze popisné osobní údaje ve formě fotografií a/nebo obrazových záznamů za účelem: Prezentace společnosti navenek, firemní akce a další sociální aktivity (nikoliv fotografie zpracovávané za účelem vedení personální agendy a identifikace zaměstnance).

Tento Souhlas může zaměstnanec jako subjekt údajů kdykoliv odvolat a další zpracování již poté není možné.

Způsoby a prostředky zpracování osobních údajů

Osobní údaje zaměstnanců jsou ze strany Správce zpracovávány těmito způsoby a prostředky:

• automatizované zpracování 
  Informační systém „SAP: HR modul“; 
  Informační systém „HELIOS“: Personální a mzdový systém; 
  Informační systém „ANeT‘: Docházkový systém; 
  Kamerový systém;
• manuální zpracování 
  ,,Osobní spisy“ zaměstnanců;
  Další související dokumentace: výdejky pracovních pomůcek a pracovních prostředků, listiny přítomných ze školení BOZP, PO a jiných interních školení, záznamy/výsledky z provedení pracovně-lékařských prohlídek.

Kamerový systém

Kamerový systém je Správcem provozován v areálu a jednotlivých objektech jeho sídla/provozovny na adrese: Na Kamenici 2188, Boskovice, a to jako systém vybavený funkcí: obrazového záznamu.

Kamerový systém je tvořen stacionárními kamerami, které jsou umístěny ke kontrole a monitoringu následujících prostor: perimetr budovy závodu, přístupy k šatnám a skladový prostor. Součástí kamerového systému je i mobilní systém – tento kamerový  systém monitoruje pomocí mobilních kamer výrobní linky za účelem analýzy a optimalizace procesů.

Kamerový systém je Správcem provozován za následujících podmínek:

• účel zpracování: ochrana majetku a bezpečnosti osob a analýzy a optimalizace procesů;
• právní titul: oprávněné zájmy správce;
• bez souhlasu subjektů údajů;
• dotčené subjekty údajů: zaměstnanci; tzv. agenturní zaměstnanci ; dodavatelé (FOP) a další fyzické osoby, které se zdržují v prostorách sídla/provozovny (učni/studenti, návštěvy);
• kategorie osobních údajů : popisné – obrazové záznamy (obličeje, postavy);
• místo uložení záznamů: přímo v sídle/provozovně;
• doba zpracování/uchovávání záznamů: nezbytně nutná doba;
• technické zabezpečení systému a fyzická ochrana: vyhrazená místnost pro úložiště záznamů , záznamy technicky blokovány, omezení přístupových oprávnění.

Prostory monitorované kamerovým systémem jsou viditelně označeny Informačními tabulkami, které obsahují jednak piktogram a dále krátký informační text.

Rozsah zpracování osobních údajů

Co do rozsahu zpracování kategorií údajů Správce zpracovává následující osobní údaje zaměstnanců:

• adresní a identifikační údaje: 
  jméno a příjmení , osobní číslo (přidělené zaměstnavatelem), pohlaví, rodné/dřívější příjmení, titul, datum a místo narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště, doručovací adresa (v případě , že se liší od trvalého bydliště) , státní příslušnost, rodinný stav, telefonní číslo , zařazení zaměstnance na hospodářské středisko služební e-mailová adresa;
• popisné údaje:
  nejvyšší dosažené vzdělání , předchozí zaměstnání, pracovní zařazení, odborné znalosti, údaj o zdravotní pojišťovně, rodinný stav, rodinní příslušníci, výše mzdy a bankovní spojení, důchod a jeho typ, podnikatelská aktivita, invalidita, datum uzavření pracovního poměru/nástupu do zaměstnání, údaj o zkušební době, délka sjednávaného pracovního poměru , další údaje týkající se pracovního poměru a jeho změn , údaje o docházce do zaměstnání za účelem zpracování mzdové agendy, odpracovaná doba a údaje o vstupu/odchodu do/z areálu zaměstnavatele , přiznané příplatky dle zákonných či interních předpisů, v případě služebních cest údaje o účelu pracovní cesty, datum nástupu a ukončení pracovní cesty, ubytování, použitý dopravní prostředek, vyúčtování pracovní cesty, soudem stanovené srážky či exekuce, evidence účasti na školeních, seminářích a dalších vzdělávacích akcích pořádaných/zajišťovaných zaměstnavatelem, údaje o termínech a výsledcích pracovně-lékařských prohlídek a z nich vyplývající způsobilosti k výkonu sjednané práce, údaje týkající se ročního hodnocení pracovního výkonu prováděné nadřízeným, vyjádření zaměstnance, stanovené úkoly a jejich vyhodnocení, v případě pracovního úrazu je zpracováván záznam o úrazu; osobní fotografie (pro: identifikační karty, záznam v Personálním a mzdovém systému a Docházkovém systému a jiné na základě souhlasu zaměstnance pro účely: prezentace společnosti navenek, firemní akce a další sociální aktivity);
• další popisné údaje:
  obrazové záznamy postavy, popř. obličeje zaměstnanců v kamerovém systému;
• zvláštní kategorie údajů:
  údaj o členství ve výboru odborové organizace – zaměstnavatel tento údaj zpracovává v souvislosti s účastí členů výboru při jednáních a komunikaci se zaměstnavatelem.

Doba uložení osobních údajů

Osobní údaje zaměstnanců jsou u Správce uloženy pouze po nezbytnou dobu, kdy trvá účel a právní titul zpracování, zásadně po dobu trvání pracovního poměru a/nebo Souhlasu se zpracováním osobních údajů , nejpozději však u právního titulu: Plnění právních povinností správce – tři (3) až padesát (50) let po skončení pracovního poměru (právní povinnosti dle zákoníku práce a právních předpisů o sociálním zabezpečení a důchodovém pojištění). V případě obrazových záznamů z kamerového systému po dobu: sedmi (7) dnů ode dne jejich pořízení, v případě mobilního systému šest (6) měsíců.

Práva subjektů údajů

Zaměstnanci jako subjekty údajů mají ve vztahu ke Správci ve smyslu článků 15 až 22 Nařízení následující práva:

• právo na přístup k osobním údajům, zejména právo žádat po Správci informaci o zpracování svých osobních údajů;
• právo na opravu osobních údajů , pokud jsou údaje vedeny nepřesně;
• právo na výmaz osobních údajů (,.právo být zapomenut“);
• právo na omezení zpracování osobních údajů ;
• právo vznést vůči Správci námitku proti zpracování osobních údajů;
• právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (s výjimkami).

Zaměstnanec nemá právo požadovat výmaz či omezení zpracování údajů v době trvání pracovního poměru k zaměstnavateli a po dobu stanovenou právními předpisy po ukončení pracovního poměru k zaměstnavateli v případě plnění povinností zaměstnavatele vyplývajících z pracovně-právních předpisů či předpisů pro oblast sociálního zabezpečení a důchodového pojištění.

Vedle toho má subjekt údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

E-mailová adresa: posta@uoou.cz

Způsob informování zaměstnanců

Informace o zpracování osobních údajů zaměstnanců je uveřejněna zaměstnavatelem na jeho intranetových stránkách, v distribuci dokumentů a v listinné podobě je k nahlédnutí také na Personálním úseku. Při prvním uveřejnění Informace o zpracování osobních údajů zaměstnanců či při jejích podstatných změnách, bude tento dokument také po přiměřenou dobu. zveřejněn na informačních tabulích v areálu společnosti Novibra Boskovice s.r.o. Noví zaměstnanci zaměstnavatele budou s dokumentem seznamováni zároveň s podpisem pracovní smlouvy.